连锁店管理软件系统有着不同程度的安全和权限管理级别，不过，所有重要的连锁店管理软件方案都有细粒度的安全级别， 数据非常重要，必须认真加以控制。
用户没有经过相应的培训，因此，并不了解连锁店管理软件系统错综复杂的细节，他们不知道自己看似无关紧要的改动会带来什么样的危害。 没有受过培训的管理员不可能真正破坏许多现有数据。对安装的任何重要系统来说，绝对需要定期备份所有连锁店管理软件系统的数据和元数据。
连锁店管理软件用户、尤其是销售部门的用户很快会发现，如果使用平常的用户级别来访问数据，自己无法进行一些改动，以便达到自己的要求。因此，他们会给出一个貌似充足的理由，解释为什么需要系统管理员权限;而且他们往往会如愿以偿，被授予连锁店管理软件系统的超级用户权限。
比数据破坏更值得关注的是这种风险：超级用户查看本该在其权限范围之外的数据。连锁店管理软件系统与IT基础架构之间的集成度越高，管理员能够看到的敏感信息就越多，他们无意中违反的流程控制也就越多。
负责连锁店管理软件系统的管理员数量也应当严格加以控制。我还没有找到哪个充足的理由说一家企业的连锁店管理软件管理员应当超过六人。应利用你连锁店管理软件系统的安全功能为管理任务和访问设立授权机制。比方说，或许不少营销用户需要读取一系列广泛的数据;几个用户需要可以使用批量导入工具。而这并不意味着他们就应该是超级用户。能够为这些用户创建特定的配置文件，并授予管理权限，然后限制他们的登录时间/位置，以便控制滥用风险。
你的连锁店管理软件系统如果没有基于角色的安全或没有提供授权机制的话，你可以以此为理由与连锁店管理软件供应商好好谈一谈。找出其平台上有哪些任选附件，确保你的工作人员已受过培训，知道如何使用现有的任何安全功能。
系统管理员的角色需要包括至少一个人充当数据管理员，其职责是通过控制设计和外部数据输入，密切关注数据的健康状况和干净程度。如果你的连锁店管理软件系统与其余IT系统高度集成，连锁店管理软件数据管理员就应当是负责管理完善政策、流程控制和系统变更的配置控制委员会的一员。考虑到干净数据对连锁店管理软件成功的重要性，我经常惊讶地发现很少有客户认识到需要设立数据管理员。