实现知识化管理的前提是必须先打好信息化管理基础，而信息的流动来源于数据的集中和统一管理。没有准确的数据，就得不到有价值的信息，因此在服装管理系统实施过程中，前期的基础数据准备是保证系统正确运行的关键。企业中的各类数据可以概括地分为相对静态数据和动态数据，对于要录入计算机进行管理的每个数据都要进行分类和编码。编码是否合理很重要，有不少用户因为对编码的意义不明确而导致实施后期的返工，损失和麻烦都很大。编码体系要结合企业的行业特点和实际并且考虑到今后的发展制订。例如，机械制造行业的企业可以参考国家cims分类编码标准体系有选择地对信息加以分类编码，以便今后与cad、pdm等系统相集成。
对于企业规模较小的用户，有些信息本身并不复杂，因此秘奥软件建议这类信息不必进行编码，而以其自然形式表示；而有些信息相对比较复杂，共享的频率高，如不进行编码，会导致信息不一致，出现差错。因此，这类信息就需要编码。在编码时，以国家标准和行业标准为基准。在没有国标、行标或相应标准可参照的情况下，将基本按照企业标准及约定进行分类编码，在编码的同时兼顾与相关国标、行标的兼容性问题。
基础数据的整理和录入应首先突出考虑物料档案主数据、库存基础数据、财务基础数据、采购业务基础数据、固定资产档案、销售业务基础数据、生产管理数据、工艺路线及设备数据、供应商和客户档案、产品价格和采购报价、机构与人力资源、秘奥等服装管理系统维护及其他相关基础数据等等。